Вопрос:
Работнику был предоставлен отпуск авансом. Сразу после отпуска он решает уволиться по собственному желанию. Возникают вопросы:
1. Как организации вернуть всю сумму переплаты по отпускным?
2. Как возврат суммы переплаты отпускных повлияет на налоги и страховые взносы?
|
Ничего лишнего, только то, что нужно именно вам! |
Ответ:
По первому вопросу
При увольнении по собственному желанию сумму отпускных, приходящуюся на неотработанные дни отпуска, можно удержать (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).
Сумму излишне выплаченных отпускных удерживают из выплат, причитающихся работнику при увольнении.
Размер всех удержаний, производимых по решению работодателя, не может превышать 20% выплаты, оставшейся после удержания НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 № 22-2-4852). И если сумма отпускных не превышает это ограничение, то ее можно удержать.
Если удержать сумму излишне выплаченных отпускных при увольнении возможно, обычно оформляют приказ.
Приказ об удержании за неотработанные дни отпуска при увольнении составляют в произвольной форме (нормативной нет).
В нем указывают, в частности:
-
Ф.И.О. работника, из заработной платы которого производится удержание;
-
период отпуска, за неотработанные дни которого производится удержание;
-
количество дней отпуска, за которые удерживаются излишне выплаченные отпускные;
-
сумму удержания.
С приказом нужно ознакомить под подпись тех работников, кого он касается.
Если при увольнении у работодателя не получается удержать сумму излишне выплаченных отпускных, можно предложить работнику добровольно погасить задолженность. Взыскать с работника эту сумму в судебном порядке нельзя, поскольку основания для взыскания образовавшейся задолженности в судебном порядке у работодателя отсутствуют в силу ч. 4 ст. 137 ТК РФ. Данный вывод подтверждается судебной практикой: Определение Верховного Суда РФ от 14.03.2014 № 19-КГ13-18, Апелляционное определение Московского городского суда от 04.12.2013 по делу № 11-37421/2013, Апелляционное определение Свердловского областного суда от 28.01.2020 по делу № 33-1544/2020(33-23884/2019).
Таким образом, организация может удержать сумму за неотработанные дни отпуска из сумм, причитающихся работнику при увольнении, а если этих сумм недостаточно, то предложить работнику добровольно возместить сумму переплаты по отпускным.
По второму вопросу
При удержании из заработной платы работника (или добровольном возврате) сумм за неотработанные дни отпуска нужно уменьшить и отразить в расчете по страховым взносам базу для исчисления страховых взносов в периоде удержания (возврата) отпускных. Если в результате перерасчета база за период, в котором работник уволен, скорректирована быть не может, следует представить уточненный расчет за период начисления отпускных.
Для корректировки суммы страховых взносов на травматизм в разд. 2 формы ЕФС-1 за период удержания (возврата) отпускных необходимо уменьшить начисленные работникам выплаты на удержанную и (или) возвращенную работником сумму и отразить базу и сумму страховых взносов с измененной суммы выплат.
Минфин рекомендует также скорректировать базу по НДФЛ за период выплаты отпускных на излишне выплаченную сумму и сдать уточненные 6-НДФЛ. Однако вместо корректировки можно в периоде увольнения начислить НДФЛ с разности между выплатами при увольнении и удержанными отпускными. Сумма НДФЛ и выплаты работнику от этого не изменятся (Письма Минфина от 30.10.2015 № 03-04-07/62635, от 17.10.2022 № 03-15-05/100327).
Если возвращенная сумма отпускных превышает начисленную при увольнении сумму, тогда придется все налоговые обязательства корректировать через подачу уточненок. Ведь в этом случае в РСВ появляются отрицательные показатели в начислениях, а такого быть не должно. Корректировка РСВ влечет за собой корректировку 6-НДФЛ, прибыли или налога при УСН за период, когда выплачивали отпускные авансом.
Если работник не возвращает сумму переплаты по отпускным, то в этом случае корректировка удержанного НДФЛ и начисленных с него отпускных взносов не требуется (Письмо Минфина от 26.07.2018 № 03-15-06/52554), поскольку «лишние» отпускные, не возвращенные работником, являются его доходом.
Исключать из расходов страховые взносы, начисленные на невозвращенные суммы отпускных за неотработанные дни, не нужно. В своих письмах Минфин России неоднократно разъяснял, что ст. 270 НК РФ не содержит запрета на учет в расходах страховых взносов, начисленных на выплаты и вознаграждения, которые не признаются расходами в целях главы 25 НК РФ (письма от 21.10.2016 № 03-03-06/1/61454, от 09.06.2014 N 03-03-06/1/27634, от 15.07.2013 № 03-03-06/1/27562).
Налоговики считают, что невозвращенные отпускные не относятся к расходам, направленным на получение дохода, а потому в расходах по прибыли не признаются. Так в Письме от 26.02.2020 № 03-03-07/13686 Минфин России разъясняет, что в случае если работодатель понес расходы на оплату работнику неотработанных дней предоставленного отпуска, у работника перед работодателем возникает обязательство по возмещению таких расходов. При этом работодатель указанную сумму должен отразить в составе доходов. Из текста Письма можно сделать вывод, что в доходы следует включить всю сумму излишне выплаченных отпускных. При этом учесть в расходах неудержанную сумму отпускных нельзя ни в случае прощения долга работнику, ни в случае списания задолженности по истечении срока исковой давности.
Поскольку сумма расходов, учтенных в периоде начисления отпускных, уменьшится, это приведет к необходимости доплаты налога на прибыль. Соответственно, компания должна будет представить уточненную декларацию по налогу на прибыль за этот период (п. 1 ст. 81 НК РФ).
Ответ подготовил эксперт «Альвенты» с использованием системы КонсультантПлюс. Информация актуальна на 04.02.2024.
Полезные документы:
Хотите быть в курсе всех изменений законодательства? Воспользуйтесь системой КонсультантПлюс.
Есть вопросы? Напишите нам удобным для вас способом*
*Предложение действительно для юридических лиц, зарегистрированных в регионах: Москва и Московская область, Саратовская область, Омская область, Новосибирская область, Республика Алтай и Алтайский край, Томская область, Красноярский край.
