Статья размещена в газете «Первая полоса» № 5 (187), июнь 2026

С 1 января 2026 года начался новый этап перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК). Рассмотрим ключевые изменения, обязанности работодателей и практические рекомендации.

Ключевые изменения с 2026 года

С 1 января 2026 года электронная трудовая книжка стала основным форматом учёта сведений о трудовой деятельности. Это означает, что для работников, впервые поступающих на работу с указанной даты, бумажная трудовая книжка не оформляется — работодатель ведёт только электронный вариант.

Для работников, у которых уже есть бумажные книжки, обязательный переход не предусмотрен. Переход для них остаётся добровольным: работник может в любое время подать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. При этом даже при сохранении бумажного варианта работодатель обязан дублировать все данные в электронную систему.

*Предложение действительно для юридических лиц, зарегистрированных в регионах: Москва и Московская область, Саратовская область, Омская область, Новосибирская область, Республика Алтай и Алтайский край, Красноярский край

Новые правила увольнения при электронной трудовой книжке

С 2026 года законодательно закреплены новые правила учёта сведений об увольнении в ЭТК. Если работник оформил электронную трудовую книжку, кадровику больше не нужно вносить запись об увольнении в бумажную версию — весь процесс увольнения проходит исключительно через электронную систему.

Сроки внесения изменений: информация об увольнении должна быть внесена в ЭТК и направлена в Социальный фонд России (СФР) не позднее одного рабочего дня после увольнения.

Обновлённая форма ЕФС-1 (ранее — СЗВ-ТД)

С 1 августа 2026 года работодатели переходят на обновлённый формат отчётности по электронным трудовым книжкам (версия SZV-TD_2020-09-26).

Ключевые изменения:

• добавлен раздел «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь» — предназначен для компаний, прошедших реорганизацию;

• исключена строка «Отчетный период» — отчётный период больше не указывается;

• введена новая графа для «северных» работников с кодами РКС (работа на Крайнем Севере) и МКС (работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера);

• код выполняемой функции теперь указывается из Общероссийского классификатора занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08). С 1 июля 2026 года эта графа станет обязательной, а при ошибке потребуется отменить ранее сданный отчёт и представить правильные сведения.

Важно: ориентироваться нужно на фактическую работу, выполняемую сотрудником, а не на его должность, указанную в трудовом договоре.

Штрафы и ответственность за ошибки

За недостоверные или ошибочные сведения в ЭТК работодатель может быть привлечён к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.

Кроме того, СФР может в судебном порядке обязать компанию компенсировать пенсионные расходы, связанные с переплатами или неправомерным выходом на пенсию работника, в трудовой книжке которого были допущены ошибки.

Практические рекомендации для работодателей

• проверьте выбор формата для каждого работника. Если сотрудник не подавал заявление о выборе формата, работодателю нужно продолжать вести его бумажную книжку и одновременно подавать по нему отчёт ЕФС-1 в СФР;

• своевременно подавайте сведения об увольнении — не позднее одного рабочего дня;

• подготовьтесь к переходу на обновлённую форму ЕФС-1 с 1 августа 2026 года. Обратите внимание на новые графы и коды, особенно на коды РКС/МКС для «северных» работников и код выполняемой функции по ОК 010-2014, который с 1 июля станет обязательным;

• при приёме на работу впервые поступающего сотрудника оформляйте только электронную трудовую книжку. Бумажная версия в таком случае не заводится;

• исправляйте ошибки незамедлительно. При обнаружении неточностей в ЭТК необходимо направить корректирующие сведения в СФР. Критические ошибки могут потребовать выдачи дубликата.

Королева Виктория   Юрист   (г. Москва)

Нет КонсультантПлюс? Наши специалисты подберут индивидуальный комплект для решения ваших профессиональных задач. 

Присоединяйтесь к нам в МАХ*