Статья размещена в газете «Первая полоса» № 7 (134), август 2021.

В 2021 году все компании переходят на так называемые электронные трудовые книжки (ЭТК), то есть предоставление работникам сведений о трудовой деятельности. Но это не означает, что мы прекращаем работать с бумажными трудовыми книжками, ведь остаются работники, которые не захотели переходить на новый формат и пожелали, чтобы работодатели продолжали вести их в традиционном виде.

Ошибки и недочеты, отсутствие в трудовой книжке обязательных сведений или информации о внесении изменений могут привести к негативным последствиям как для работника, так и для работодателя. Поэтому так необходима своевременная проверка правильности порядка заполнения, ведения и хранения трудовых книжек. Для того чтобы избежать иска от работника или претензий со стороны ГИТ, рекомендуется провести аудит трудовых книжек, независимо от формы ведения.

Электронные и бумажные трудовые книжки: что нужно знать

Бумажные трудовые книжки

Требования к оформлению и ведению трудовых книжек закреплены следующими нормативными актами:

• Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225);
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

Обратите внимание: с 01.09.2021 будут действовать новые форма и порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н). Приказ вступает в силу с 01.09.2021 и действует до 01.09.2027. При этом утратят силу Постановление Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50, Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69, ранее изданные для регламентации аналогичных правоотношений.

Новые правила вводятся для того, чтобы некоторые записи в трудовую книжку привести в соответствие с требованиями новых законов или изменениями в действующих законах в связи с переходом на ЭТК. Также для того, чтобы устранить пробелы в законодательстве, которые возникли в связи с этими изменениями.

Обратите внимание на то, что новым порядком разрешили вопрос по поводу срока выдачи трудовой книжки в случае отказа работника от ее ведения и перехода на ЭТК: вернуть трудовую книжку нужно будет не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Сейчас этот срок не закреплен, но есть позиция Минтруда, которая советует выдать книжку в тот же день. До вступления в силу новых правил лучше придерживаться этой позиции.

Если указанное заявление подано работником менее чем за 3 рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается работнику не позднее дня увольнения. В новых правилах также закрепили порядок внесения такой записи в книжку.

Типовые ошибки при ведении трудовых книжек

Рассмотрим, какие типовые ошибки при ведении трудовых книжек совершает работодатель:

• Принимает на работу без оформления трудовой книжки в нарушение требования ст. 66 ТК РФ.
• Требует предоставить трудовую книжку у лица, поступающего на работу впервые, вместо того, чтобы самостоятельно ее оформить в силу ст. 65 ТК РФ. Однако в текущем году это требование перестает быть актуальным, так как после 31.12.2020 трудовые книжки на таких лиц не оформляются, на них формируются сведения о трудовой деятельности (Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
• Вносит в трудовые книжки не все необходимые записи (не заполняет сведения на титульном листе, не вносит записи о приеме, постоянном переводе, увольнении, указании обособленного подразделения и т. д.).
• Допускает ошибки в трудовых книжках (заносит некорректные персональные данные работника, неправильно исправляет ошибки, допущенные при первичном заполнении титульного листа трудовой книжки, неправильно вносит иные исправления — зачеркивает даты и сведения в разделе «Сведения о работе», тогда как нужна запись о признании неверной записи недействительной, а затем правильная запись, и т. д.).
• Нумерует записи о переименовании организации.
• Не проставляет печать при ее наличии у организации.
• Не выдает трудовую книжку в день увольнения.
• Не направляет в день увольнения работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие об отправке ее почтой.

Обязательные документы помимо трудовой книжки

Помимо наличия и правильности заполнения самих трудовых книжек, рекомендуем проверить, имеются ли в компании иные документы, наличие которых обязательно:

• приказ о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225);
• заявления об отправке трудовых книжек почтовыми службами, квитанции, описи об отправке трудовых книжек, если были случаи, когда направляли уволенным работникам трудовые книжки (ст. 84.1 ТК РФ);
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Все уволенные работники должны расписаться в книге о получении трудовой книжки, в том числе работники, работавшие по срочным трудовым договорам (п. 40 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225);
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 40 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

В свете изменений в части электронных трудовых книжек должны быть:

• уведомления работникам о праве выбора между трудовой книжкой и сведениями о трудовой деятельности (ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ);
• заявления о выборе работниками продолжения ведения бумажных трудовых книжек или предоставления им сведений о трудовой деятельности (ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Если работники выбрали предоставление им сведений и отказались от бумажных книжек, проверяйте, чтобы трудовые книжки в этом случае были выданы им в день получения от них заявления, так как позиция проверяющих органов по этому сроку неоднозначна. В противном случае есть риск штрафа по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (на должностных лиц в размере от 1 тыс. руб. до 5 тыс. руб., на компанию – от 30 тыс. руб. до 50 тыс. руб.).

Переход на сведения о трудовой деятельности (электронные трудовые книжки)

С 01.01.2020 был запущен механизм перехода на систему так называемых электронных трудовых книжек. В связи с этим работодателей обязали в течение 2020 года провести ряд мероприятий, перечисленных в ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Проверьте, все ли сделано в вашей компании.

Итак, что нужно было сделать до конца 2020 года (ст. 2 Федерального закона №439-ФЗ от 16.12.2019):

• изменить локальные нормативные акты (с участием профсоюза, если он есть), прежде всего Правила внутреннего трудового распорядка;
• изменить коллективный договор, если он есть;
• проверить, всем ли работающим на 31.10.2020 выдали уведомление об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, и о праве выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой;
• до 31.12.2020 получить от работников заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде или предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ;
• тем работникам, кто откажется от бумажных трудовых, выдать бумажные книжки на руки;
• обеспечить техническую возможность для предоставления в ПФР нового отчета СЗВ-ТД и подавать этот отчет. Сроки сдачи отчета: с апреля 2020 года при приемах и увольнениях — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа, а также иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений (п. 6 Постановления Правительства РФ от 08.04.2020 № 460; Федеральный закон от 24.04.2020 № 136-ФЗ). При иных кадровых мероприятиях, при подаче заявления о выборе между бумажной трудовой книжкой или предоставлением сведений — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произведено кадровое мероприятие (п. 2.5 Федерального закона от 16.12.2019 № 436-ФЗ).

Что необходимо делать в 2021 году (ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):

• на лиц, впервые поступающих на работу с 01.01.2021, формировать сведения о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ, трудовые книжки на них не оформляем (ч. 8 ст. 2 Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ);
• с 01.01.2021 года сведения по форме СЗВ-ТД при приеме и увольнении продолжать подавать не позднее следующего рабочего дня после даты издания приказа о приеме/увольнении работника, а в случае других кадровых изменений (например, при постоянном переводе) — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место такие кадровые мероприятия (п. 1.8 порядка, утв. Постановлением Правления Пенсионного фонда от 25.12.2019 № 730п);
• Проверять, выполнены ли предыдущие пункты. В случае отсутствия в течение 2020 года у работника кадровых мероприятий и (или) заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности сведения о трудовой деятельности в СЗВ-ТД по состоянию на 01.01.2020 у данного работодателя, форма СЗВ-ТД на такого работника должна быть представлена не позднее 15.02.2021 (п. 1.7 порядка, утв. Постановлением Правления Пенсионного фонда от 25.12.2019 № 730п);
• заполнять графу отчета СЗВ-ТД «Код выполняемой функции» (при наличии).

Обратите внимание: Постановлением Правления ПФР от 27.10.2020 № 769п в форму СЗВ-ТД и порядок ее заполнения внесены изменения. СЗВ-ТД по новой форме нужно предоставлять в ПФР с 01.07.2021.

Какие изменения внесены в порядок заполнения СЗВ-ТД:

• необходимо заполнять сведения о правопредшественнике при необходимости представить (скорректировать) сведения о трудовой деятельности работника, работодатель которого в настоящее время снят с учета;
• исключена запись об отчетном периоде;
• введена графа с данными о территориальных условиях работы зарегистрированных лиц (в районах Крайнего Севера / в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера (МКС/РКС);
• уточнены правила обязательного к заполнению с 2021 года кода выполняемой трудовой функции — в графе указывается кодовое обозначение занятия, соответствующее должности (профессии), виду трудовой деятельности, состоящее из пяти цифровых знаков в формате «ХХХХ.Х», где первые четыре знака — код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий, пятый знак — контрольное число.

Юлия Юрьевна Жижерина,  юрист-эксперт, бизнес-тренер по трудовому праву и управлению персоналом, автор статей по кадровому менеджменту (Москва).