Статья размещена в газете «Первая полоса» № 3 (185), апрель 2026

Практически каждый собственник бизнеса из компаний, которые обращались ко мне за консалтингом в сфере управления персоналом, говорил о том, что их бизнес-процессы не работают. Что-то написано, но оно лежит в папках, сотрудники не читают, не соблюдают и никто не контролирует исполнение данных задач.

А теперь представьте, сколько сил и времени было потрачено на создание таких документов, а их может быть несколько десятков. Давайте разбираться как сделать по-другому, как написать «вкусный» интересный и, главное, реализуемый документ, который будет работать на результаты компании, а не на процессы, будет ее системным и конкурентным преимуществом.

Общие рекомендации для сотрудников служб персонала о контексте документов:

Стратегическая составляющая: каждый процесс должен быть привязан к бизнес‑целям и измерим в KPI и метриках.

Гибкость и адаптивность: процессы должны легко адаптироваться к изменениям рынка, структуре компании и общемировым практикам.

Системность: единый стандарт, единые данные снижают риски и ускоряют принятие решений.

Этичность и соблюдение норм: соблюдение законодательства, этических норм и корпоративных ценностей в каждом процессе.

Бизнес-процесс — это описание последовательности шагов сотрудников при выполнении ими определенных действий, в конкретные сроки и приводящие в итоге к конечной цели.

Вот об этих правильных действиях мы и будем говорить в этой статье. Обычно регламент не работает только в том случае, если какой-либо из этапов пропущен или сделан некачественно.

Последовательность действий при создании бизнес-процессов

1. Постановка целей и планирование

Для начала определитесь с целью, зачем вашей организации еще один документ, какие вопросы и проблемы он сможет решить, какие задачи упростит, какие выгоды для компании от его наличия? Соотнесите данный документ со сложившейся корпоративной культурой и стратегией развития компании!

Прежде всего нужно провести глубокую аналитическую работу по изучению изменений в стратегии компании на ближайший год. В последствии подготовиться к встрече с руководителями, которые будут задействованы в этом конкретном документе.

Не люди решают, как им работать, а бизнес-процесс определяет задачи и действия сотрудников компании. Мы не цель подгоняем под ресурсы, а ресурсы работают на общую цель!

Так же в данном блоке я бы выделила главным, что нужно составить для себя план всех положений и регламентов, инструкций и должностных инструкций, которые будут создаваться вашим отделом в порядке приоритета их написания. Сначала создают бизнес-процессы, потом регламенты и инструкции, потом описывают должностные инструкции.

Можно использовать такую таблицу для планирования работ:

Необходимо определить, что в начале документа, а что в конце, выделить смысловые блоки. Приведу пример: для положения по подбору персонала основные смысловые блоки:

• создание заявки на подбор и ее утверждение,

• сроки закрытия вакансий;

• процедура подбора персонала (методы и этапы);

• Принятие решения по кандидатам и т.д.

3. Структурные блоки документа

Теперь пройдемся коротко по основным структурным блокам документа, которые должны быть. Составляем так называемый скелет документа, в котором далее будет уже нужное вам описание:

• Оглавление,

• Термины и определения,

• Назначение и область применения,

• Общие положения,

• Разделы с заголовками по уровням (название заголовков мы возьмем из смысловых блоков, которые вы выделили для данного документа в главе 2.),

• Заключение,

• Список приложений.

На данном этапе лучше всего настроить все шрифты, отступы, колонтитулы, нумерацию страниц, то есть все рутинные правила к написанию документов вашей компании. В каждой компании обычно существует «Регламент по созданию БП и требований к ним», оформляем новый документ под эти критерии.

4. Подробное описание бизнес-процесса

Пишем сам текст документа с учетом требований к оформлению. Особое внимание уделяем логике документа. Рекомендую очень подробно отразить все действия, шаги, формы, участников процессов и ответственных за контроль над разными этапами работ. Наполняем все действия смыслами и результатами. Кто, какие документы создает и кому передает, например, кто подбирает персонал, кто обучает, кто аттестует и другое. Главное, подробно объяснить в тексте зачем совершается то или иное действие, какой итог у этого процесса для компании.

Еще один важный момент на этом этапе определиться с метриками и показателями, которые будут измеряться в ходе данного процесса, например, укомплектованность, текучесть, процент принятия предложений о работе и другие.

5. Разработка форм для автоматизации

После того, как большая часть бизнес-процесса уже готова, нужно понять, какие шаги можно автоматизировать уже сейчас, силами IT-службы и внутренних порталов или купленных платформ для того, чтобы упростить взаимодействие между подразделениями и ускорить передачу данных. Цель — упростить процессы, а не усложнить. Для этого разрабатываем те формы, которые нужно будет автоматизировать в будущем (пишем техническое задание для IT-службы). Остальные формы выносим, как приложения в конце документа. Главное для нас уйти от бумажных форм и прийти к электронному документообороту.

6. Устранение ошибок

Во время создания документа мы, как правило, не можем держать в памяти все уже ранее написанные документы, а иногда их настолько много, что мы еще не со всеми ознакомились. Именно поэтому лучше всего разработать к каждому регламенту краткий чек-лист, который создаем уже по утвержденному документу, так мы, пробежавшись бегло по тексту, уже увидим, где есть расхождения в процессах.

Что проверяем в разрабатываемом документе с уже существующими:

• зоны безответственности (упущенные процессы и ответственных за них);

• повторение функций (наличие похожих элементов и действий, которые могут делать разные сотрудники);

• пересечение полномочий (несколько человек контролируют одно и тоже);

• неэффективные действия в процессах, ненужные операции.

7. Согласования проекта документа и внесение корректировок

Теперь самый трудоемкий этап — согласование проекта и внесения корректировок. Первоначально вам нужно представить проект документа на общем собрании, лучше всего сделать презентацию на экране проектора. Погрузить всех собравшихся в суть нового документа, ответить на вопросы, собрать возражения и полезные замечания, идеи. Выявить свои ошибки и упущения процессов.

Принимайте все замечания письменно! Ведите протокол собрания!

8. Организационные моменты и внедрение документа

Собираем планерку и обсуждаем внедрение документа, сроки запуска проекта к ответственным лицам. Перераспределяем ответственность за его реализацию и обучение персонала на местах на руководителей филиалов.

9. Документирование и архивирование

Подлинник БП хранится в отделе его разрабатывающем. Соответственно, в этом отделе назначается сотрудник, который вносит изменения в документ. Ответственный за изменения документа периодически пересматривает его и выявляет степень соответствия его целям и развитию компании.

10. Тестирование знаний сотрудниками новых документов

Тестируем все новые действия на его участниках, отвечаем на возникающие вопросы и запускаем его в подразделения и филиалы.

Через неделю после запуска бизнес-процесса проводим тест знаний или аттестацию персонала, которую можно сделать в виде электронной формы, можно приурочить к квартальной аттестации, главное, выявить уровень его усвоения у сотрудников, и понять, насколько новый документ применяется на местах и насколько он им понятен.

Через месяц собираем обратную связь от филиалов или подразделений о сложностях, вопросы, пожелания, идеи по дальнейшей автоматизации регламента в письменном виде на вашу электронную почту. Дорабатываем документ при необходимости.

Итак, мы рассмотрели десять этапов качественного внедрения бизнес-процессов в компании. Каждый этап направлен на упорядочивание действий и закрепление ответственных.  Следуя данным шагам, мы обязательно прийдем к увеличению результатов отделов и стратегическому подходу в управлении компанией, а главное сотрудники начнут следовать регламенту, и он будет не просто лежать где-то, а станет инструкцией к действию.

Алейник Мария   HR-консультант, экс-HRD, психолог,   карьерный консультант   (г. Ростов-на-Дону)

Нет КонсультантПлюс? Наши специалисты подберут индивидуальный комплект для решения ваших профессиональных задач. 

Присоединяйтесь к нам в телеграм-канале и МАХ*