Статья размещена в газете «Первая полоса» № 5 (176), июнь 2025

Несмотря на активную цифровизацию кадровых процессов и внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), ведение бумажных трудовых книжек остается актуальным для значительной части персонала. Это право выбора, предоставленное работникам, определяет необходимость для кадровых специалистов быть в курсе последних изменений в законодательстве, регулирующем оформление и ведение бумажных трудовых книжек, а также уметь интегрировать их с ЭТК.

Правовое регулирование ведения трудовых книжек

В соответствии со статьями 66 и 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него более пяти дней, если эта работа является для него основной. Исключение составляют работодатели, являющиеся физическими лицами и не зарегистрированные в качестве индивидуальных предпринимателей.

Бумажные трудовые книжки продолжают вестись на сотрудников, выразивших свое волеизъявление о сохранении бумажной формы или не сделавших выбор в пользу ЭТК. Для лиц, впервые устраивающихся на работу после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не оформляется. Информация о трудовой деятельности всех работников, независимо от выбранной формы ведения, представляется в Социальный фонд России по форме ЕФС-1. Сотрудники, выбравшие ЭТК, имеют право на получение сведений о своей трудовой деятельности (форма СТД-Р) у работодателя. Единый порядок оформления записей в трудовой книжке установлен Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19.05.2021 № 320н.

Новая форма бланка трудовой книжки

С 1 января 2023 года действует обновленная форма бланка трудовой книжки, актуальная до 1 сентября 2027 года. Основные изменения касаются следующих моментов:

• титульный лист: Внесены уточнения о необязательности указания отчества (при его отсутствии) и проставления печати (в случае ее отсутствия у работодателя);

• разделы: Увеличено количество разворотов в разделах “Сведения о работе” (14 разворотов) и “Сведения о награждениях” (7 разворотов), расширяя возможности для внесения записей;

• графа 3: В графе 3 раздела “Сведения о работе” необходимо указывать не только статью и пункт нормативного акта, но и часть (при наличии), обеспечивая более точную идентификацию основания для внесения записи;

• вкладыш: Аналогичные изменения внесены во вкладыш к трудовой книжке, обеспечивая унификацию требований к ведению документа;

• защита: Бланки трудовых книжек классифицированы как защищенная полиграфическая продукция уровня “В”, что предполагает использование специализированных бумаги, красок и графических элементов при изготовлении для предотвращения фальсификаций.

Приобретение бланков осуществляется у организации-изготовителя или уполномоченных распространителей, информация о которых размещена на официальном веб-сайте изготовителя.

Порядок заполнения новой формы трудовой книжки

Общие правила заполнения трудовой книжки, утвержденные Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, предусматривают возможность использования различных способов:

• ручное заполнение световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета;

• заполнение с использованием технических средств (например, принтера);

• проставление оттиска штампа или печати с готовым текстом.

Все перечисленные способы могут быть скомбинированы. При увольнении работника записи заверяются подписью работодателя или ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью (при наличии).

Остановимся на основных вопросах по заполнению бумажной трудовой книжки:

Как внести запись в трудовой о приеме на работу 

Процедура внесения записи о приеме на работу варьируется в зависимости от трудового стажа сотрудника и выбранной им формы ведения трудовой книжки (электронной или бумажной). Основанием для записи является заключенный трудовой договор или изданный приказ о приеме (ч. 1 ст. 68 ТК РФ, п. 9 Правил, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). При отсутствии у сотрудника бумажной трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности (формы СТД-Р/СТД-СФР) необходимо установить причину: первичное трудоустройство или утрата ранее выданной книжки. В случае утраты, работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника оформить новую бумажную трудовую книжку, если сотрудник не перешел на ЭТК (абз. 4 ч. 1 ст. 65, ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Начиная с 2021 года, выбор формы ведения трудовой книжки является исключительной компетенцией сотрудника. Работодатель не обязан уведомлять сотрудника о возможности выбора при приеме, однако рекомендуется предоставить такую информацию.

Если сотрудник при приеме на работу изъявляет желание перейти на ЭТК, ему необходимо предоставить возможность подать соответствующее заявление. Работодатель не имеет права отказать в приеме такого заявления (п. 5 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Заявление о переходе на электронную форму могут подать вновь трудоустраиваемые сотрудники, имеющие страховой стаж, но не состоявшие в трудовых отношениях и не подававшие заявления о выборе способа ведения трудовой книжки по состоянию на 31.12.2020.

Даже при одновременном оформлении заявления о переходе на ЭТК, в бумажной трудовой книжке первоначально вносится запись о приеме на работу, а затем — запись о переходе на ЭТК. Работодатель обязан внести соответствующие записи в трудовую книжку не позднее пяти рабочих дней на основании приказа о приеме на работу.

В случае, если сотрудник впервые устраивается на работу, информация о трудовой деятельности вносится в электронном виде, и ведется только ЭТК.

Начиная с 1 января 2021 года, для лиц, впервые поступающих на работу, а также для сотрудников, отказавшихся от бумажной трудовой книжки в пользу электронной, бумажные трудовые книжки не оформляются и не ведутся (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Сотрудники, сделавшие выбор в пользу ЭТК, не имеют возможности вернуться к бумажной форме ведения трудовой книжки (ст. 66.1 ТК РФ).

В случае исчерпания места для записей в основном бланке трудовой книжки оформляется вкладыш.

Знакомить сотрудника с записью о приеме на работу под роспись в личной карточке не требуется, так как данное требование отсутствует в действующем Порядке, утвержденном приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Внесение записи о работе по совместительству

В настоящее время запись о работе по совместительству может быть внесена не только работодателем по основному месту работы, но и бывшим работодателем по совместительству. Данная возможность реализуется в ситуации, когда сотрудник в настоящее время не имеет основного места работы, но заинтересован во внесении записи о работе по совместительству в свою трудовую книжку.

Как внести запись о переводе в трудовую книжку

Внесение записи о переводе сотрудника на другую должность, осуществляемого в рамках процедуры приема на работу, должно быть произведено в течение пяти рабочих дней с момента издания соответствующего приказа или распоряжения. В трудовую книжку вносятся сведения только о постоянных переводах; записи о временных переводах не производятся (п. 4, 9 Порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

Причины перевода могут быть разнообразными, что определяет специфику оформления записи в трудовой книжке. Необходимо учитывать, был ли сотрудник принят переводом на постоянную работу к новому работодателю, переведен на новую постоянную работу в рамках существующей организации, или же временный перевод был признан постоянным (ст. 72.1, 72.2, 73, ч. 3 ст. 81 ТК РФ).

Сотрудник принят переводом из другой организации

Данный вид перевода предполагает прекращение трудовых отношений с предыдущим работодателем и заключение нового трудового договора. В связи с этим, при оформлении приема на работу в бумажной трудовой книжке нового сотрудника производится запись с указанием факта приема (назначения) в порядке перевода: «Принят в [наименование структурного подразделения] на должность [наименование должности] в порядке перевода из [наименование организации]» (п. 21 Порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

Внесение записи о переводе задним числом

Ранее действовавшая Инструкция 225 не регламентировала ситуацию, когда временный перевод впоследствии становился постоянным, что создавало определенные сложности для кадровых специалистов. В настоящее время пункт 10 Порядка № 320н содержит четкий алгоритм действий для данной ситуации.

Графа 1: указывается порядковый номер записи.

Графа 2: проставляется дата начала исполнения обязанностей в связи с временным переводом.

Графа 3: вносится запись о переводе с указанием наименования структурного подразделения организации, должности (работы), специальности, профессии и квалификации.

Графа 4: указываются дата и номер двух приказов (распоряжений), на основании которых работник был временно, а затем постоянно переведен.

Как внести запись в трудовую книжку об увольнении сотрудника

Внесение записи об увольнении в трудовую книжку является обязанностью сотрудника, уполномоченного на ведение трудовых книжек, и осуществляется на основании приказа руководителя или иного распорядительного документа об увольнении.

Графа 1: указывается порядковый номер записи об увольнении.

Графа 2: проставляется дата расторжения трудового договора.

Графа 3: указывается основание и причина прекращения трудового договора в строгом соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ, без сокращений.

Графа 4: указываются реквизиты приказа об увольнении (дата и номер), также без сокращений.

В соответствии с действующими нормами, отсутствует требование об ознакомлении сотрудника с записью об увольнении под подпись или проставлении соответствующей отметки в трудовой книжке.

При увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку за период работы у данного работодателя, подлежат заверению подписью уполномоченного лица (работодателя или сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью организации (при ее наличии). Запись об увольнении заверяется сотрудником, уполномоченным руководителем организации на ведение трудовых книжек. В большинстве случаев это начальник отдела кадров или кадровый специалист. В организациях, не имеющих кадровой службы, руководитель самостоятельно заверяет записи или назначает ответственного сотрудника приказом (например, кадрового специалиста, секретаря, бухгалтера или иного специалиста организации). Данный порядок установлен пунктом 36 Порядка, утвержденного приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. В случае отсутствия печати у работодателя, записи, внесенные в трудовую книжку сотрудника за время работы у данного работодателя, заверяются только подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (абз. 3 Разъяснения, утв. приказом Минтруда от 31.10.2016 № 589н).

Выдача трудовой книжки и ведение учета

Оригинал трудовой книжки выдается сотруднику в следующих случаях: для оформления пенсионных выплат или при переходе на ЭТК. При переходе на электронный учет трудовой деятельности, бумажная трудовая книжка выдается сотруднику в течение трех рабочих дней с момента получения соответствующего заявления.

Согласно п.39-40 Порядка Работодатель обязан вести учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также учет чистых бланков. Для этих целей используются самостоятельно разработанные формы, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью работодателя.

До 1 сентября 2021 года были две обязательные для работодателей учётные формы Минтруда:

• книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей,

• приходно-расходная книга по учёту чистых бланков.

Эти книги учёта можно вести, пока они не закончатся.

Трудовые книжки и вкладыши хранятся в сейфах, металлических шкафах или специально оборудованных помещениях, обеспечивающих их сохранность.

Эффективное управление кадровыми процессами в условиях цифровой трансформации требует от кадровых специалистов не только глубоких знаний в области электронного документооборота, но и уверенного владения практическими навыками работы с бумажными трудовыми книжками. Соблюдение актуальных нормативных требований и методических рекомендаций позволит избежать ошибок и нарушений трудового законодательства, обеспечивая юридическую защищенность организации и прав работников.

Долгушина Мария   Заместитель директора по развитию   (г. Ишим)

Нет КонсультантПлюс? Наши специалисты подберут индивидуальный комплект для решения ваших профессиональных задач. 

Присоединяйтесь к нам в телеграм-канале*