Статья размещена в газете «Первая полоса» № 5 (187), июнь 2026

В условиях ужесточения контроля за деятельностью бизнеса к документам стоит относиться, как к средству своей защиты на долгие годы вперед. Формальный подход, вопреки сложившейся практике, может сильно навредить.

Приказ, договор, акт выполненных работ, счет-фактура, платежная ведомость – любой документ должен быть не просто грамотно оформлен, но и максимально точно отражать факт хозяйственной деятельности, его достоверность и информативность.

Рассмотрим порядок регулирования процесса документооборота, основные требования к нему, а также способы его оптимизации.

Нормативная база документооборота: ключевые законы и стандарты

В последнее время введено достаточно много новых требований к документам. Следует отметить следующие нормативные документы:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016, который введен 01.07.2018г.;

• Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

• Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи»;

• Федеральный закон №152-ФЗ «О персональных данных».

При этом два последних закона, как и ряд других, применяются ко многим видам документов организации.

С точки зрения бухгалтерского и налогового учета правила документооборота регулируются следующими законами:

• Федеральный закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

• ФСБУ 27/2021, который вступил в силу с 1 января 2022 года.

Отказаться от применения ФСБУ 27/2021 имеют право индивидуальные предприниматели и специалисты частной практики. Не применяют данный стандарт бюджетные организации и структурные подразделения зарубежных компаний, действующие на территории РФ.

Однако, для создания полноценного документооборота с другими контрагентами стоит все же учитывать правила данного документа.

*Предложение действительно для юридических лиц, зарегистрированных в регионах: Москва и Московская область, Саратовская область, Омская область, Новосибирская область, Республика Алтай и Алтайский край, Красноярский край

Виды документооборота и категории документов

Документы разрабатываются с учетом типа отношений и происхождения:

• внутренний документооборот (между сотрудниками компании);

• внешний документооборот (исходящий и входящий потоки документов при работе с другими организациями);

• документооборот с государственными органами (в основном, это отчетность).

Закон призван регулировать внешний документооборот через установленные нормы и требования, и ФСБУ 27/2021 во многом решает данную задачу.

Новый стандарт распространяется, по сути, на две категории документов:

• первичные учетные документы, которые отражают факты хозяйственной жизни и приводят к изменению финансового положения организации;

• регистры бухгалтерского учета, которые служат для накопления и систематизации данных, полученных из первички.

Основные правила оформления первичных документов

При оформлении первичных документов, по-прежнему, стоит обращаться и к нормам основного закона для бухгалтерского учета — закону №402-ФЗ, и помнить о следующих моментах:

• во-первых, это оформление любого документа (унифицированная или самостоятельно разработанная форма документа, обязательные реквизиты, использование русского языка и рубля как валюты, а также сведения об ответственных лицах).

• во-вторых, документы подлежат регистрации, обработке, систематизации по виду и назначению, хранению и уничтожению.

• в-третьих, за оформлением и подписью любого документа стоит конкретное ответственное лицо, которое не просто подписывает документ, но и подтверждает его достоверность.

Правила работы с первичкой необходимо закрепить в учетной политике. В основном в своей работе мы опираемся на унифицированные формы документов, но разработаны они далеко не для всех операций. Поэтому организации вправе разрабатывать свои формы различных документов, что закрепляется положениями учетной политики.

Напомню про исключения для следующих видов документов: РКО, ПКО, платежные поручения и требования, платежные ведомости, транспортные накладные.

Кстати, индивидуальные предприниматели при применении ОСНО также, как и организации, имеют право разрабатывать собственные формы документов с одной оговоркой, а именно: к каждому документу о приобретении или продаже должны быть приложены документы об оплате (приказ Минфина от 13.08.2002 № 86н и МНС № БГ-3-04/430).

Требования ФСБУ 27/2021 к оформлению документов

ФСБУ 27/2021 прямо устанавливает следующие требования:

• документы на иностранном языке должны иметь построчный перевод на русский. К документам прикладываются отдельные переводы с подписью переводчика. Можно не переводить слова, которые не имеют значения с точки зрения признания расходов;

• все денежные показатели указываются в рублях. Валютные показатели могут быть указаны дополнительно, при этом конвертация происходит в соответствии с официальным курсом рубля по данным ЦБ РФ в момент проведения операции;

• дата составления документа должна подтверждать дату совершения операции, когда документ подписывается ответственным лицом. В некоторых случаях документ может содержать как дату составления, так и дату подписания;

• если документы (или их отдельные обязательные реквизиты) составляются на основании других первичных документов, то отражение информации о первоначальном оправдательном документе обязательно. Обычно достаточно наименования, даты и номера первичного документа.

В отдельных случаях ФСБУ 27/2021 позволяет отразить несколько связанных между собой событий (фактов хозяйственной деятельности) в одном документе. К примеру, это один авансовый отчет по командировочным расходам.

Аналогично можно отразить несколько биржевых сделок, которые заключил один участник торгов.

Особенности оформления длящихся и повторяющихся фактов хозяйственной деятельности

В жизни компании зачастую случаются длящиеся и повторяющиеся факты. К таковым можно отнести следующие:

• начисление процентов по договорам займа или амортизация активов относятся к длящимся событиям;

• повторяющимися фактами могут быть регулярные партионные поставки товара в разные даты.

В таких случаях ФСБУ 27/2021 разрешает устанавливать в учетной политике периодичность оформления подобных событий с учетом отчетных дат.

Ответственность и правила подписания документов

Проясним ответственность за оформление документов.

Подписывать документ вправе только те сотрудники, которые наделены данным правом либо по приказу руководителя, либо действуют на основании доверенности, устава.

Что касается предпринимателя, то передача права подписи невозможна (п. 10 Порядка, утвержденного приказом от 13.08.2002 Минфина № 86н и МНС № БГ-3-04/430).

Факсимильная подпись в настоящее время не может быть проставлена на документах, которые подтверждают налоговые доходы, расходы, отчетность и прочие факты хозяйственной деятельности.

Печать не является обязательным реквизитом, но если юридическое лицо использует ее в своем документообороте, то ее проставление желательно.

Порядок учёта и хранения документов

Вносить в учет необходимо документ в момент совершения операции. Как правило, это дата подписания документа ответственным лицом.

Даже если документ поступил с опозданием, отразить его нужно в соответствующем отчетном периоде, используя рекомендации БМЦ Р-62/2015-КпР). Составление бухгалтерских справок и их дальнейшая корректировка прописаны в том числе и в ФСБУ 27/2021.

В то же время, при отсутствии информации, расходы возможно будет учесть только в том периоде, когда опоздавшая первичка фактически будет получена.

При этом, необходимо учитывать тот факт, что принимается к учету только документ, который не является копией. Только оригинал с собственноручной подписью будет признан при подтверждении расходов.

При ответе в инспекцию предоставляются, как правило, заверенные копии на бумажных носителях. При требовании внешних пользователей, возможно, потребуется указать, в том числе, место хранения оригинала, номер и год дела. При выездной проверке ФНС предъявить оригинал, а не заверенную копию, по всей вероятности, придется.

В настоящее время организации принимают к учету первичные документы, оформленные в электронном виде. Они признаются равнозначными тем, которые составлены на бумаге, если содержат все необходимые реквизиты.

Применение электронной подписи регулируется непосредственно на предприятии. В то же время, следует учитывать, что только при использовании усиленной квалифицированной подписи не требуется дополнительных соглашений с контрагентами, а расходы будут приняты без претензий со стороны налоговиков.

Закрывающие документы и сроки их оформления

С точки зрения признания фактов хозяйственной деятельности подписанный документ одновременно может являться завершающим документом в зависимости от сделки. Закрывающим документом будет считаться документ, который подтверждает выполнение условий договора.

1. УПД (в 2026 году заменил товарную накладную) по договору купли-продажи будет подтверждать выполнение условий сделки в части факта поставки товара или материалов, а платежное поручение со стороны покупателя подтвердит выполнение условий договора в части оплаты поставленных МЦ. Эти первичные документы будут считаться закрывающими.

2. В случае, когда предметом договора является выполнение работ, закрывающими документами будут акт о выполнении работ, счет-фактура к нему. Возможна замена акта УПД или актами и справками по форме КС-2 и КС-3. Платежное поручение будет подтверждать оплату работ.

3. По договору оказания услуг также необходимо завершить сделку подписанием акта об оказании услуг (УПД). Счет-фактуру, как и в первых двух случаях, выставит плательщик НДС. Если предметом договора является перевозка грузов, то кроме указанных документов, в пакете должна присутствовать транспортная накладная. В качестве документа оплаты, кроме платежного поручения, может выступать и кассовый чек.

Сроки составления документов и передачи их на подпись отличаются:

• при поставке товаров УПД составляется в момент отгрузки МЦ со склада поставщика;

• при выполнении работ акт подписывается только тогда, когда работы приняты в соответствии с условиями договора;

• акт об оказании услуги составляется на дату оказания услуги;

• счет-фактура составляется не позднее пяти календарных дней с момента оформления соответствующего первичного документа.

Сроки подписания документов и порядок документооборота между партнерами следует прописать в договоре во избежание спорных моментов. По итогу закрывающие документы будут являться обоснованием расходов в бухгалтерском и налоговом учете, а также подтверждать дату признания выручки.

Правила ведения регистров бухгалтерского учёта

Все объекты бухгалтерского учета находят отражение в регистрах, где накапливаются данные об активах, пассивах, доходах, расходах, и таким образом обобщаются все факты хозяйственной деятельности.

Регистры также должны содержать обязательные реквизиты, а именно: наименование организации, наименование самого регистра, а также даты начала и окончания его ведения и период, за который он составлен. Регистр содержит подпись и данные ответственных за его ведение лиц.

ФСБУ 27/2021 устанавливает также основные правила ведения регистров с целью соблюдения основных принципов бухгалтерского учета:

• полнота системы учета должна давать возможность получить всю необходимую информацию о деятельности организации;

• соблюдение хронологии при отражении данных, группировка по счетам учета должна соответствовать экономическому смыслу операций;

• регистры обеспечивают ведение аналитического и синтетического учета с целью обеспечения возможности как детализации, так и оценки данных;

• системность обеспечивается взаимосвязью вносимых в регистры данных;

• обоснованность и достоверность обеспечивается точностью обработки первичных документов без пропусков, изъятий, отражения мнимых или притворных объектов учета;

• своевременность заполнения регистров дает возможность оперативно предоставлять сведения заинтересованным лицам и составлять необходимую отчетность;

• юридическая значимость регистров обеспечивается качеством бухгалтерских документов. Наличие всех реквизитов, отражение реальной сути операции, надлежащее оформление и заверение подписями ответственных лиц подтверждают показатели учета и финансового результата деятельности.

Исправление ошибок и сроки хранения документов

В случае необходимости первичные документы возможно исправить. ФСБУ 27/2021 дает четкие указания по внесению исправлений, а именно:

• внести исправительные записи, когда первоначальная информация и правки должны быть читаемыми, а исправления заверяются ответственным лицом;

• электронный документ должен быть исправлен путем его аннулирования и замены на новый вариант без ошибок;

• в самом регистре вносятся корректирующие проводки.

При составлении документов необходимо учитывать срок их дальнейшего хранения. В виду наличия как бумажного, так и электронного документооборота различают и способы хранения, то есть в том виде, в каком они были созданы:

• бумажные экземпляры хранят в виде подлинников;

• электронные документы хранят в базе данных в электронном виде.

На каждый вид документа установлены сроки их хранения. Но с учетом существующей практики на данный момент рекомендуем создавать архивы на максимально долгий срок от пяти лет на территории РФ.

Порядок доступа к документам устанавливается распоряжением руководителя компании. При этом уведомление ответственного за организацию учета лица обязательно.

Организация документооборота по ФСБУ 27/2021 предусматривает:

• своевременную передачу первичных документов в бухгалтерию на обработку;

• достоверность отражения всех фактов хозяйственной деятельности в системе учета;

• составление налоговой и бухгалтерской отчетности в установленные сроки на основании корректно сформированных регистров;

• защищенность информации и документов от несанкционированного доступа.

Ответственность за нарушение правил учёта

Неприменение или нарушение правил учета, в том числе установленных ФСБУ 27/2021, в настоящее время влечет за собой доначисление налоговых обязательств, а также штрафных санкций.

Статьей 120 НК РФ установлена ответственность при грубом нарушении правил бухгалтерского учета. При этом по заявлению налоговой инспекции суд назначает наказание, исходя из следующих соображений:

• директор отвечает за организацию бухгалтерского учета;

• главный бухгалтер отвечает за правильное ведение бухгалтерского учета.

Фесенко Елена   Бухгалтер   (г. Белгород)

Нет КонсультантПлюс? Наши специалисты подберут индивидуальный комплект для решения ваших профессиональных задач. 

Присоединяйтесь к нам в МАХ*